Teoría y Gestión de las Organizaciones I para 2do ABCD – 8va actividad

CURSO: 2 A, B, C Y D

DOCENTE: DUARTE, YANINA

ASIGNATURA: TEORIA Y GESTION DE LAS ORGANIZACIONES I

TEMA A TRABAJAR: EL DEPARTAMENTO O AREA DE COMPRAS DE UNA EMPRESA Y SUS FUNCIONES

¿QUE ES EL AREA O DEPARTAMENTO DE COMPRAS?

El aprovisionamiento o adquisición de materias primas o productos es una labor fundamental para cualquier compañía, es por esto que es necesario contar con un Departamento de Compras bien organizado y con metas y funciones claras, para que esta tarea se desempeñe de la mejor manera. A continuación, algunas de las responsabilidades de esta importante área.

Aunque la misión de este departamento tendemos a asociarla únicamente a la compra de materias primas, herramientas o suministros, lo cierto es que las funciones y objetivos del departamento de compras abarcan mucho más. Detrás hay un serio trabajo administrativo, se debe cuidar la relación con los proveedores, evaluar los precios y gestionar todo el proceso hasta llegar a la fase de producción con el mayor control posible.

¿CUAL ES EL OBJETIVO PRINCIPAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS?

Realizar las compras necesarias, en el momento requerido, con la cantidad justa, a buen precio y en buena calidad. Esa es su misión.

Aunque son varias las funciones del departamento de compras, el objetivo primordial del mismo es asegurar que el suministro de las materias primas, los productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tengan una continuidad evitando, así, posibles roturas de stock. Siempre que se cumpla esta condición, el objetivo principal que cualquier empresa pretende conseguir no es otro que reducir el costo final de los productos.

Otros objetivos que persigue el departamento de compras

Como siempre, es imprescindible marcarse unos objetivos para saber si el departamento en sí cumple sus funciones y va según lo previsto y, con los objetivos de compras no podía ser diferente. Son muchos los objetivos del área de compras que puedes marcarte, siendo los siguientes algunos de los más importante.

  • Minimizar los costos de compra, de almacenamiento y de distribución. Este es quizás uno de los objetivos de compras a los que más se suele recurrir.
  • Asegurar el flujo de producción continuo. Es deber de este departamento asegurar que nunca se produzcan roturas de stock y que el ciclo de compra siempre está en marcha.
  • Aumentar la rotación de activos.
  • Desarrollar y planear fuentes alternativas de suministro para asegurar que nunca se van a quedar sin stock.
  • Conseguir buenas relaciones con los proveedores, ya que ello ayudará a cumplir el resto de objetivos del área de compras.
  • Velar por una correcta integración con el resto de departamentos de la empresa.
  • Mantener el registro de los datos actualizado.
  • Presentar informes de gestión cada cierto tiempo a modo de control.

Estos objetivos de compras son orientativos y, para que sea fiel con la empresa deberán involucrarse a nivel general y, por supuesto, que estén coordinados con el resto de objetivos de otros departamentos.

  • FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Además de la negociación con los proveedores y hallar la mejor estrategia para reducir los costos, ¿qué otros aspectos debemos considerar dentro de las gestiones de las que se responsabiliza este departamento?

  1. Garantizar que se cumplan los plazos de entrega

Muchas veces hay imprevistos que hacen que se incumplan los plazos de entrega, lo cual suele generar pérdidas en la empresa que en ocasiones resultan incalculables. Los tiempos de producción se alargan, el stock se reduce y todo ello interfiere en los plazos de entrega de la distribución de mercancías. Es por ello que resulta imprescindible gestionar estos incumplimientos, de manera que en el caso de que ocurran, las pérdidas dañen a la empresa y a su relación con los clientes lo menos posible.

  • Análisis de precios

Se deben evaluar los precios cada vez que se adquieren los productos. Esta función está vinculada con la negociación de proveedores y el objetivo de reducir costes siempre que sea posible. Comprar a un precio muy elevado repercutiría considerablemente en la rentabilidad de la empresa.

Sin embargo, hay que comprar las materias que garanticen el cumplimiento de calidad requerido para satisfacer a los clientes, tratando de hallar un equilibrio entre el departamento de compras y el departamento de ventas.

Por tanto, el análisis de precios debe ir acompañado de lo que se conoce como compra estratégica.

  • Encargarse del aprovisionamiento de materiales

Uno de los roles más importantes es encargarse de aprovisionar todos los materiales necesarios para poder cumplir con las tareas marcadas. En este punto se contemplan tanto maquinarias como materiales, es decir, todo lo que de una manera u otra interfiera en la creación de los productos.

Además de ello, se encargan de que el almacén de dichos productos se realice de una manera lógica, que sea fácilmente entendible y, por supuesto, que guarde una buena relación de productos en stock. Este último punto es de vital importancia para estar siempre abastecido y no propiciar una rotura de stock. Eso sí, todo ello sin generar un sobre coste asociado a los costes de almacenaje del stock.

Para un correcto aprovisionamiento de materiales podemos recurrir a numerosos sistemas de automatización con los que podamos hacer frente a las demandas de los clientes de una manera más controlada. La razón es que como responsables del aprovisionamiento en la cadena de suministro hay que procurar el mejor servicio a un coste inferior, en la calidad prometida y teniendo en cuenta las correspondientes previsiones de las ventas y el trabajo de los demás departamentos.

  • Controlar la gestión documental y administrativa de las compras

Así mismo, es preciso asegurar que todo el producto adquirido cumple con los estándares precisos y con la política de compras de la empresa.

En cada compra el departamento debe encargarse de un control documental, esbozando los protocolos que pueda agilizar el proceso. No solo es un proceso importante para cumplir con los objetivos de la empresa, sino también para la elaboración de informes periódicos en los que se detalle la gestión de compras y la justificación de todas sus actividades.

Todo ello debe ir de la mano de una adecuada digitalización y la implantación de una solución tecnológica adecuada que reduzca el margen de errores y automatice los flujos documentales.

  • Integrar el departamento de compras al resto de departamentos

El departamento de compras está estrechamente unido a estos otros departamentos:

  • Producción. Existe una relación entre las especificaciones de producción y los pedidos de material, las entradas y las salidas.
  • Ingeniería. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los dos departamentos.
  • Marketing. Es muy importante realizar un estudio de las ventas para saber cuál es la demanda de mercado y estimar el gasto en cuanto a la adquisición de materiales.
  • Finanzas. También debe haber una coordinación con el departamento contable. Es fundamental que  los niveles de materiales se mantengan y realizar una estimación del capital de trabajo que se requiere.
  • Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras es fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa. Este debe estar convenientemente cualificado y distinguir diferentes tipos de perfiles (gerente de compras, comprador, asistente administrativo).

ACTIVIDADES PROPUESTAS:

1) TENIENDO EN CUENTA LAS SIGUIENTES AFIRMACIONES COMPLETAR CON VERDADERO O FALSO, JUSTIFICAR LAS RESPUESTAS FALSAS.

  • El departamento de compras solo se encarga de la adquisición y aprovisionamiento de materias primas.
  • Aumentar la rotación de activos es primordial para tener éxito en el aprovisionamiento de materias primas e insumos.
  • Las empresas cuentan con un listado de proveedores para sus insumos o materias primas.
  • Entre sus funciones no es necesario llevar un control adecuado de sus registros ya que de esta tarea se debe ocupar otra área o departamento.

2) REALIZAR EN SUS CARPETAS UN GRAFICO O ESQUEMA DONDE SE VISUALICEN LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS MENCIEMNANDO BREVEMENTE LA TAREA QUE DESARROLLA.

3) Responder los siguientes interrogantes en sus carpetas:

  • ¿El departamento de compras se encuentra separada de otras áreas?
  • ¿Por qué piensan que es necesario que deban efectuarse controles y registros en este departamento?
  • ¿De qué forma se relaciona con otros departamentos de la empresa? Dar ejemplos.

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