Escuela Secundaria de Adultos N.º 12 “25 de Junio”. Fecha 05/05/2020
3er Año Curso “C” – Teoría y Gestión de las Organizaciones II- Tercera actividad
Prof. Asrilevich – Respuestas, dudas o aclaraciones a eduardoasrilevich@hotmail.com (fecha máxima de envío 22/05/2020).
Qué es un Sistema:
Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí que funciona como un todo. Si bien cada uno de los elementos de un sistema puede funcionar de manera independiente, siempre formará parte de una estructura mayor. Del mismo modo, un sistema puede ser, a su vez, un componente de otro sistema.
La palabra sistema procede del latín systēma, y este del griego σύστημα (systema), identificado en español como “unión de cosas de manera organizada”. De esta palabra se derivan otras como antisistema o ecosistema.
Tipos de sistemas: Existen dos grandes tipos de sistemas:
1) Sistemas conceptuales o abstractos: Un sistema conceptual son todas las ideas, conceptos, signos, hipótesis, teorías o símbolos que se utilizan para crear un constructo, es decir, una entidad hipotética. Un ejemplo de sistema conceptual es la matemática, que a su vez está formada por varios componentes abstractos (álgebra, cálculo, etc.).
2) Sistemas reales o materiales: Son estructuras compuestas por elementos tangibles, sean de origen natural o artificial. Ejemplos de sistemas reales son el cuerpo humano o el hardware de una computadora.
Ejemplos de sistemas
Existen infinidad de ejemplos de sistemas en los que se puede comprobar cómo diferentes componentes pueden funcionar de manera independiente, pero siempre formando parte de una estructura con un mayor nivel de organización. Entre otros: sistema circulatorio, sistema digestivo, sistema nervioso, etc., todos son un sistema en sí mismo, pero se reconocen como subsistemas del cuerpo humano
Sistema operativo: Un sistema operativo es un programa o conjunto de programas propios de un sistema informático que forman parte del software y gestiona y maneja los recursos del hardware, permitiendo la utilización de programas de aplicación de forma exclusiva.
Sistema de información: Un sistema de información es un conjunto de elementos organizados y orientados al tratamiento y administración de datos e información para cubrir una necesidad u objetivo. Se caracteriza por la eficiencia en la que se procesan los datos con relación a un área en específico.
Los elementos que componen un sistema de información son las personas, los datos, las actividades o técnicas de trabajo y los recursos materiales informáticos o de comunicación en general.
Sistema educativo: El sistema educativo es una estructura conformada por un conjunto de instituciones y organismos, públicos y privados, que elaboran y desarrollan planes educativos, financian y prestan diversos servicios escolares según lo establecido en cada país.
Entre los elementos del sistema educativo se pueden mencionar las escuelas, universidades, docentes, estudiantes, bibliotecas y los organismos públicos destinados al área de la educación y cultura.
Características del sistema: Para que un conjunto de elementos pueda ser considerado un sistema debe tener algunas características:
Objetivo: Cada uno de los componentes o elementos del sistema contribuye al logro de un objetivo o propósito. Por ejemplo, los diferentes órganos del sistema digestivo tienen una función particular, pero trabajan juntos para degradar los alimentos y obtener los nutrientes necesarios para la vida.
Totalidad: Los elementos de un sistema funcionan como un conjunto. Por eso, una alteración en un componente implica una alteración en el sistema.Por ejemplo, si el estómago no está funcionando adecuadamente debido a un malestar o enfermedad, eso genera una alteración de todo el sistema digestivo.
Entropía: La entropía es el grado de desorden existente en un proceso. Una de las características de los sistemas es que, a medida que pasa el tiempo, la entropía aumenta.Un ejemplo de entropía serían todas las dolencias físicas asociadas al envejecimiento del cuerpo humano.
Homeostasia: La homeostasia es la capacidad que tienen los componentes del sistema para autorregularse ante los cambios externos.Un ejemplo de homeostasia es la regulación de la temperatura corporal en los seres humanos, lo que nos permite tolerar los cambios de clima.
Característica de las organizaciones como sistemas abiertos
1. Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: son sistemas abiertos afectados por cambios en sus ambientes, denominados variables externas. El ambiente incluye variables desconocidas e incontroladas.
2. Las organizaciones son partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas y no pueden ser comprendidas aisladamente.
3. Interdependencia de las partes: Una organización no es un sistema mecánico, en el cual una de las partes puede ser cambiada sin un efecto concomitante sobre las otras partes. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.
4. Homeostasis o “estado firme”: La organización puede alcanzar un estado firme cuando se presentan dos requisitos: la unidireccionalidad y el progreso. Dados estos dos requisitos, la tarea de la administración es gobernada por la necesidad de combinar constantemente las capacidades actuales y potenciales de la empresa con los requisitos actuales y potenciales del ambiente. Sólo de esa manera se puede habilitar la empresa para alcanzar un “estado firme”.
5. Fronteras o límites: Es la línea que sirve para demarcar lo que está dentro y lo que está fuera del sistema. No siempre la frontera de un sistema existe físicamente. Una definición operacional de frontera, por ejemplo, consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información, etc.) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad. Las fronteras son líneas de demarcación que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente.
6. Morfogénesis: El sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aún de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, esta es la propiedad morfogénica de las organizaciones, considerada como su principal característica identificadora.
Así, puede concebirse a una organización como un conjunto complejo de relaciones entre recursos físicos, humanos y trabajo, unidos en una red de sistemas. Los sistemas actúan como arterias que transportan recursos para generar procesos productivos y distributivos, para convertirse en los medios de satisfacer las necesidades de grupos de miembros.
Visto desde este punto de vista, una organización es un sistema complejo y abierto, en cuanto constituye un complejo de relaciones dentro de un marco pertinente. Y por ser un sistema dependiente, no puede existir sin el apoyo de otros marcos semejantes.
Trasladando las características que debe tener un sistema, analizamos que la organización:
- Es una agrupación de entidades (personas) y funciones (roles) de manera tal que las relaciones pueden visualizarse y por lo tanto comprenderse claramente en un esquema o estructura (organigrama) o analizando la estructura informal.
- Es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para ciertos objetivos o metas: generar productos o servicios que generen retornos monetarios.
- Que es una estructura que contiene subsistemas (contabilidad, marketing, producción, procesamiento de datos, sistemas, finanzas, etc.
- Existe un flujo de componentes que ingresan y salen del sistema (input y output): el proceso de producción de los productos o servicios.
Elementos que caracterizan a las Organizaciones: los ELEMENTOS que la caracterizan: los objetivos, o sea los fines hacia los cuales se encaminan; las Metas como fines específicos y cuantificación del objetivo; Recursos humanos las personas que trabajan; Recursos materiales los medios físicos, naturales y financieros que utiliza la organización para poder alcanzar los fines; y por último, la información como recurso que genera la mente humana, apoyados por la tecnología.
Resumiendo: Objetivos. Metas. Recursos humanos. Recursos materiales. Información.
¿Qué es un objetivo general?: El objetivo general de un proyecto, una investigación o una organización, es el eje principal y global del mismo, es decir, su cometido último. Le da sentido al conjunto, el cual sólo puede alcanzarse una vez completados también los objetivos particulares o específicos.
Usualmente, los objetivos generales de un proyecto son los que le confieren su propósito: ya se trate de una empresa, o de una organización sin fines de lucro
Meta es la cuantificación del Objetivo, es decir cuánto de ese objetivo quieres alcanzar, es el quantum del objetivo.
Proceso de Planeamiento – Concepto
CONCEPTO: El Planeamiento es un proceso mediante el cual la organización piensa anticipadamente las acciones que va a desarrollar para alcanzar los objetivos que se fijaron.
El administrador debe tener en claro si su gestión está cumpliendo o no con los objetivos fijados por los niveles superiores, por eso el planeamiento es una herramienta de conducción de la organización fundamental.
¿Qué se debe tener en cuenta al realizar este proceso?:
El tipo de actividad que se va a desarrollar. Su tamaño. La cantidad de recursos humanos (RRHH). Su cultura interna. El contexto en el que actúa. Comunicación
¿Qué es Toma de decisiones?
La toma de decisiones es un proceso que atraviesan las personas cuando deben elegir entre distintas opciones. Diariamente nos encontramos con situaciones donde debemos optar por algo, pero no siempre resulta simple. El proceso de la toma de decisiones hace hincapié en conflictos que se presentan y a los cuales hay que encontrarles solución.
Resolver un problema necesita de los siguientes conceptos, ya que todos ellos son importantes no sólo para encontrar un resultado inicial, sino para el aprendizaje y mejoría de la resolución de problemas, favoreciendo ampliamente la detección de las propias herramientas (competencias).
Decisión: Todas las posibles combinaciones que incluyen tanto las acciones a llevar a cabo como las situaciones.
Resultado: Hipotéticas situaciones que tendrían lugar si se toma una u otra opción de las decisiones antes señaladas.
Consecuencia: Evaluación basada en la subjetividad, por ejemplo ganancias o pérdida.
Incertidumbre: Aquí juegan un papel fundamental tanto la probabilidad, como la confianza y posibilidad, frente a lo desconocido, sobre todo cuando no se tiene experiencia en algún problema en particular.
Preferencias: Tendencia a tomar una alternativa y no otra, se ve condicionada por la experiencia.
Toma de decisión: Acción de decidir.
Juicio: Evaluación.
Cultura Organizacional: suele definirse a la cultura organizacional como el conjunto de normas y valores que las personas tienen en el interior de una determinada organización.
La definición que le podemos aplicar a la cultura organizacional es la unión de normas, hábitos y valores que, de una forma u otra, son compartidos por las personas y/o grupos que dan forma a una institución, y que a su vez son capaces de controlar la forma en la que interactúan con el propio entorno y entre ellos mismos. Es decir, el comportamiento de la empresa dependerá de la forma en la que se apliquen unas normas u otras por parte de sus integrantes.
Visión y Misión de la Organización:
La misión es la razón por la cual se hace algo, mientras que la visión se refiere a lo que se quiere alcanzar en el futuro con lo que se está haciendo. … Por esta razón, la misión y la visión se declaran al mismo tiempo y deben ser coherentes entre ellas, pues las dos persiguen el mismo objetivo.
La misión es
el motivo o la razón de ser por parte de una organización, una empresa o una institución. Este motivo se enfoca en el presente, es decir, es la actividad que justifica lo que el grupo o
el individuo está haciendo en un momento dado.
La visión de
una empresa. por otro lado, se refiere a una imagen que
la organización plantea a largo plazo sobre cómo espera que sea su futuro,
una expectativa ideal de lo
que espera que ocurra. La visión debe ser realista, pero puede ser ambiciosa,
su función es guiar y motivar al grupo para continuar con el trabajo.
Matriz FODA
La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas (factores críticos positivos con los que se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades, (factores críticos negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos).
También se puede encontrar en diferentes bibliografías en castellano como “Matriz de Análisis DAFO”: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades
La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier situación, individuo, producto, empresa, etc., que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.
Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular que se esté estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares de ese momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en el futuro.
El objetivo primario del análisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas. Ese constituye el primer paso esencial para realizar un correcto análisis FODA. Cumplido el mismo, el siguiente consiste en determinar las estrategias a seguir.
Para comenzar un análisis FODA se debe hacer una distinción crucial entre las cuatro variables por separado y determinar qué elementos corresponden a cada una.
Tanto las fortalezas como las debilidades son aspectos internos de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellos.
En cambio, las oportunidades y las amenazas son aspectos externos, y no es posible actuar sobre ellos. Solo se puede intentar disminuir su efecto negativo o bien aprovechar lo positivo en caso de ser una oportunidad.
FORTALEZAS: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. Aspecto positivo INTERNO
Ejemplos de Fortalezas: Buen ambiente laboral – Proactividad en la gestión
OPORTUNIDADES: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas. Aspecto positivo EXTERNO
Ejemplos de Oportunidades: Regulación estatal a favor – Competencia débil
DEBILIDADES son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc. Aspecto negativo INTERNO
Ejemplos de Debilidades: Salarios bajos – Equipamiento viejo
AMENAZAS Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización. Aspecto negativo EXTERNO
Ejemplos de Amenazas Conflictos gremiales – Regulación estatal desfavorable
ACTIVIDAD: A continuación, se enumeran diferentes ejemplos de las variables que debemos tener en cuenta al momento de analizar las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas. Según lo explicado anteriormente y los ejemplos dados en cada caso, leer detenidamente el siguiente cuadro y a cada frase clasificarla en Fortaleza, Oportunidad, Debilidad, Amenaza. Estableciendo si es un factor Interno o Externo a la empresa.
Ejemplo:
Buena calidad del producto final……………………F – I (fortaleza intern)
